Trait d'Union Outaouais Inc.
819 595-1290 | Sans frais : 1-866-355-8864
109, rue Wright – local 104, Gatineau (Québec) J8X 2G7

Adjoint administratif

Suivant un départ à la retraite, Trait d’Union Outaouais inc (TUOI) est à la recherche d’un adjoint administratif pour pourvoir un poste permanent au sein de son équipe composée d’une quarantaine d’employés.

TUOI est un organisme communautaire de l’Outaouais qui offre des services pour favoriser l’intégration sociale des personnes présentant un trouble du spectre de l’autisme www.traitdunionoutaouais.com

Nature du travail

Relevant de la directrice générale, l’adjoint administratif est responsable du soutien administratif de l’organisme. Il appuie la direction générale et l’équipe permanente dans les tâches rattachées à la bureautique et aux techniques de bureau, assure l’organisation des dossiers administratifs et effectue des tâches en lien avec la tenue de livres, les communications et autres.

Exigences

  • Formation en technique de bureautique ou technique administrative ou toute autre discipline connexe.
  • Expérience dans un travail comparable et dans l’utilisation des techniques de bureautique
  • Connaissances en administration générale ;
  • Maîtrise de la suite Office

Profil recherché

  • Rigueur, sens de l’organisation et autonomie
  • Capacité de travailler en équipe dans un environnement changeant et complexe ;
  • Habiletés interpersonnelles et relationnelles ;
  • Aptitudes en communication orale et écrite.

Échelle salariale

24,00 $ à 28,50 $ (avec avantages sociaux compétitifs) 

 

Svp faire parvenir votre candidature avant le 7 septembre 2020 à [email protected] à l’attention de Mme Jocelyne Sylvestre, directrice générale.

Description de fonctions

Relevant de la directrice générale, l’adjoint administratif est responsable du soutien administratif de l’organisme. Il appuie la direction générale et l’équipe permanente dans les tâches rattachées à la bureautique et aux techniques de bureau, assure l’organisation des dossiers administratifs et effectue des tâches en lien avec la tenue de livres, les communications et autres.

1.         Gestion financière

  • Assurer les suivis en matière de facturation ;
  • Voir au paiement des factures ;
  • Colliger et transmettre au fournisseur externe l’ensemble des informations nécessaires au traitement de la paie et procéder à la vérification de celle-ci après le traitement ;
  • Faire les dépôts, virements bancaires et autres suivis au compte ;
  • Gérer les petites caisses et en assurer le contrôle ;
  • Appuyer la direction générale dans le processus annuel de vérification externe ;
  • Assurer un suivi des dossiers connexes tels les assurances collectives, le régime de retraite ;

2.     Administration générale

  • Formuler et mettre en œuvre les modes de fonctionnement du bureau
  • S’occuper des aspects administratifs des dossiers liés aux ressources humaines selon les politiques en vigueur ;
  • En collaboration avec la direction, tenir à jour la documentation, en lien avec divers aspects de la convention collective (banques de congés, liste d’ancienneté, etc.) ;
  • Tenir l’inventaire de fournitures, de documents internes, du matériel publicitaire et des publications ;
  • Effectuer des achats selon la délégation de pouvoir accorder au poste ;
  • Voir au bon fonctionnement des ressources matérielles et informatiques de l’organisme, faire le suivi des contrats et assurer la liaison avec les fournisseurs ;
  • Effectuer les tâches administratives reliées au membership de l’organisme ;
  • Soutenir la mise en application de la politique de dons et de reconnaissance des donateurs et des bénévoles ;
  • Procéder à l’émission de feuillets fiscaux pour les dons reçus conformément aux politiques en vigueur ;
  • Voir à la gestion des espaces de stationnements de TUOI ;
  • Coordonner le prêt d’équipement et de matériel à l’interne et au centre de documentation ;
  • Superviser le travail du commis ;

3. Secrétariat

  • Produire divers tableaux, statistiques et rapports ;
  • Assurer l’accueil et le service à la clientèle au besoin ;
  • Préparer et rédiger des documents pour des rencontres (ordre du jour, procès-verbaux…) ;
  • S’occuper du classement et de l’archivage de dossiers ;
  • Gérer le courrier et faire les envois postaux et électroniques ;
  • Effectuer le traitement et la vérification de données ;
  • Faire la mise en page de divers textes et documents ;
  • Soutenir la direction dans la préparation de demandes de financement, du rapport annuel et autres documents ;

4.      Autres

  • Effectuer toutes autres tâches connexes à la demande de son supérieur immédiat

Conditions de travail

Poste temps plein : 35 heures/semaine

Horaire de jour du lundi au vendredi (soirées et jours de fin de semaine de façon occasionnelle)

Avantages sociaux compétitifs (13 fériés, 2 à 6 semaines de vacances, 8 congés maladie, 4 mobiles) avec assurance collective (médicale, dentaire) et programme d’aide aux employés

Échelle salariale : 24,00 à 28,50/heure